Giải pháp tổng đài ảo dành cho doanh nghiệp

Tổng đài điện thoại trong hoạt động của các doanh nghiệp, công ty, tổ chức từ lâu đã trở thành một xu hướng, cùng với sự phát triển của công nghệ, giải pháp tổng đài ảo dần được thay thế phương thức truyền thông cũ, giải pháp này mang đến nhiều lợi ích thiết thực hơn cho doanh nghiệp. Vậy tổng đài ảo là gì? Những tính năng nổi bật nào mà các công ty, doanh nghiệp cần quan tâm? Hãy cùng https://thicongmanglan.com.vn/  tìm hiểu.

Khái niệm tổng đài ảo

Tổng đài ảo là một dịch vụ truyền thông ứng dụng nền tảng công nghệ IP mới nhất hiện nay, dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ tại các trung tâm ngoài trang web và truyền tải thông qua mạng internet. Doanh nghiệp thiết lập tổng đài ảo chỉ cần sử dụng một phần cứng duy nhất là có thể khai thác mọi tài nguyên vào bất cứ thời điểm nào tại nhiều vị trí khác nhau, từ đó tiết kiệm rất nhiều chi phí lắp đặt mà vẫn đảm bảo chất lượng cuộc gọi tối ưu.

Hiện nay tổng đài ảo được nhiều doanh nghiệp đặc biệt quan tâm và được ứng dụng rất rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau, những cái tên quen thuộc của công nghệ này như: Hosted PBX, Cloud PBX, Virtual PBX… Tổng đài ảo mở rộng các tính năng mới mang đến công cụ hỗ trợ đắc lực cho hoạt động quản lý, chăm sóc khách hàng…

Những lợi ích vượt trội của giải pháp tổng đài ảo

Dựa trên nền tảng công nghệ hiện đại, giải pháp tổng đài ảo mang đến nhiều ưu thế vượt trội hơn so với phương thức truyền thống nên được nhiều doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn. Hãy cùng tìm hiểu rõ hơn về những điểm tiên tiến này qua phần dưới đây:

Ưu thế vượt trội hơn tổng đài truyền thống

Mặc dù có mặt sớm hơn trên thị trường và đã từng là một phương thức viễn thông được ưa chuộng rộng rãi trên khắp cả nước, thế nhưng tổng đài Analog hay còn gọi là tổng đài truyền thống dần trở nên lạc hậu, bộc lộ nhiều nhược điểm cũng như chưa thật sự đáp ứng đầy đủ nhu cầu sử dụng trong thời điểm hiện tại. Một số mặt còn hạn chế của tổng đài truyền thống có thể kể đến như:

• Cồng kềnh trong khâu lắp đặt hệ thống, kết hợp với đó là chi phí đắt đỏ khiến nhiều doanh nghiệp e ngại trước khi quyết định kết nối.
• Sau một thời gian sử dụng, doanh nghiệp còn phải tốn kém chi phí bảo trì, sửa chữa, thậm chí là thay mới các thiết bị đắt tiền để đảm bảo khai thác hiệu quả tổng đài này.
• Nhiều doanh nghiệp cũng lo ngại về khoảng chi phí bảo dưỡng các máy nhánh, đường mạng nội bộ hay hệ thống tính cước phí…
• Nhằm đảm bảo khai thác và sử dụng hiệu quả đường dây này cần phải có một đội ngũ quản trị hệ thống dày dặn kinh nghiệm.
• Ngoài vật lực, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống nhân lực túc trực liên tục để tránh bỏ lỡ các cuộc gọi đến.

Ưu điểm của tổng đài ảo

Với sự tiên tiến trong công nghệ hoạt động, tổng đài ảo dần được thay thế dạng truyền thống và được cho là cung cấp nhiều lợi ích hơn cho cả doanh nghiệp cũng như các đơn vị truyền thông. Tổng đài ảo ra đời sau được khắc phục các nhược điểm còn tồn đọng trong hệ thống cũ, đồng thời được mở rộng tính năng giúp doanh nghiệp khai thác và sử dụng triệt để hơn.

So với tổng đài truyền thống, phương thức mới tiết kiệm được rất nhiều chi phí cho doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo kiểm soát chặt chẽ danh sách cuộc gọi giúp thống kê chính xác chi phí phát sinh. Ngoài ra quá trình quản lý bằng tổng đài ảo hay quá trình nâng cấp hệ thống cũng được đánh giá dễ dàng hơn, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp cắt giảm được chi phí nhân sự không cần thiết.

Những tính năng của tổng đài ảo

Tổng đài ảo ra đời như là một giải pháp mới giúp các doanh nghiệp, công ty, tổ chức tháo gỡ được những khó khăn đang gặp phải khi lắp đặt tổng đài truyền thống. Các tính năng cũ được hoàn thiện, ngoài ra còn được bổ sung thêm các tính năng mới giúp quá trình khai thác và sử dụng trở nên dễ dàng, hiệu quả hơn:

• Quản trị hệ thống dễ dàng, thiết lập cấu hình chỉ cần thông qua mạng internet hoặc các phần mềm chuyên dụng mà không đòi hỏi lắp đặt thiết bị đắt tiền.
• Quản lý tốt danh sách cuộc gọi, khắc phục tình trạng cuộc gọi lỡ khi hệ thống nhận cùng lúc nhiều cuộc gọi đến. Từ đó hỗ trợ doanh nghiệp tăng cường khả năng quản lý và chăm sóc khách hàng.
• Ghi âm cuộc gọi tự động giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra, rà soát khi có nhu cầu.
• Tự động cài lời chào, hướng dẫn chuyển đổi số để khách hàng chủ động liên lạc đến bộ phận cần hỗ trợ.
• Hệ thống dễ dàng được mở rộng mà không cần đòi hỏi mất nhiều nhân lực, vật lực trong lắp đặt cũng như điều hành.
• Được trang bị các tính năng thoại tiên tiến như: lưu trữ cuộc gọi, gọi giữa 3 máy, tin nhắn thoại, chuyển số máy, chặn cuộc gọi… giúp doanh nghiệp khai thác hiệu quả đường dây tổng đài.
• Dễ dàng tích hợp được với các phần mềm tiên tiến nhằm phục vụ đa dạng nhu cầu sử dụng của các doanh nghiệp hiện nay.
• Dễ dàng bổ sung thêm các thiết bị đầu cuối khi có nhu cầu cài đặt thêm một số liên lạc mới.

So với tổng đài truyền thống, các tính năng mới được bổ sung khá đa dạng, điều này không chỉ tạo nên sự thuận lợi cho doanh nghiệp mà còn giúp tiết kiệm được nhiều chi phí hoạt động, vì thế giải pháp tổng đài ảo được nhiều công ty, tổ chức ưu tiên lựa chọn hiện nay.

Doanh nghiệp được gì khi sử dụng tổng đài ảo

Với nhiều đặc tính ưu việt cùng những tính năng mới tiên tiến, tổng đài ảo đang dần khẳng định được vai trò của mình trong xã hội và nhận được nhiều sự quan tâm, ưa chuộng của các doanh nghiệp hiện nay bởi nó mang đến các lợi ích sau đây:

• Doanh nghiệp không phải mất nhiều chi phí cho cơ sở hạ tầng cũng không cần trang bị đường dây điện thoại như trước đây.
• Dễ dàng thực hiện các cuộc gọi nội bộ giữa các phòng ban, các văn phòng tại nhiều vị trí khác nhau mà không phải chi trả cước phí.
• Thuận lợi trong việc bố trí nhân sự làm việc tại bất kỳ vị trí nào nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả.
• Không bắt buộc nguồn nhân lực mạnh cũng như có chuyên môn trong việc quản lý và khắc phục rủi ro của tổng đài.
• Doanh nghiệp được nhà cung cấp tổng đài hỗ trợ bảo trì hệ thống, không lo phát sinh chi phí trong quá trình sử dụng.
• Quản lý tốt cuộc gọi giúp nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng và đảm bảo hoạt động nội bộ cho doanh nghiệp.